Informativa clienti - fornitori

INFORMATIVA CLIENTI - FORNITORI

ai sensi degli artt. 13 del Regolamento UE 2016/679 e 13 d.lgs. n. 196/2003

La societàEl.En. S.p.A. in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Titolare”), informa i propri clienti e fornitori (di seguito “Interessati”), ai sensi dell’art. 13, Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) e al d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice Privacy”), che il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, tutela della riservatezza e dei diritti degli interessati. I dati personali saranno trattati, in accordo con la normativa sopra richiamata, con le modalità e per le finalità seguenti.

1. Titolare, Responsabili del trattamento dei dati e Responsabile della Protezione dei Dati

Il Titolare del trattamento dei dati è El.En. S.p.A. con sede legale in Via Baldanzese, 17 – 50041 Calenzano (FI) – Italia, C.F. e P.Iva 03137680488 (di seguito “Titolare”).

El.En. S.p.A. ha nominato, a norma dell’articolo 37 del Regolamento Privacy, l’avv. Paola Giovanelli quale Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO), contattabile all’indirizzo dpo@elen.it.  

2. Oggetto del trattamento

Ai sensi della presente informativa, per dati personali si intendono quelli anagrafici e di contatto relativi a persone fisiche trattati dal Titolare per la stipula e nell’esecuzione del rapporto contrattuale con clienti e fornitori, ivi inclusi quelli di clienti e fornitori persone fisiche, del legale rappresentante di clienti e fornitori persone giuridiche, nonché dei dipendenti e consulenti dei clienti e fornitori coinvolti nelle attività di cui al contratto (di seguito “Dati personali”).

3. Finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i Dati personali
4. A)Senza il consenso espresso

I Dati personali acquisiti dal Titolare saranno trattati per finalità connesse alla instaurazione e all’esecuzione dei contratti stipulati con gli Interessati ed, in particolare:

• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da regolamenti e dalla normativa comunitaria;
• soddisfare, prima della conclusione del contratto, specifiche richieste del cliente o del fornitore;
• selezionare fornitori in rapporto alle necessità dell’impresa del Titolare;
• acquisire informazioni preliminari alla conclusione dei contratti di fornitura;
• dare esecuzione agli obblighi derivanti dal contratto concluso tra le parti;
• fornire assistenza post vendita;
• permettere la gestione amministrativa di clienti e fornitori;
• permettere la gestione di ordini, spedizioni e fatture;
• adempiere ad obblighi fiscali e/o contabili previsti dalla legge;
• gestire eventuali reclami e contenziosi;
• esercitare i diritti del Titolare, ad es. il diritto di difesa in giudizio;
• ricorrere a vie legali, in caso di necessità.

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento delle finalità di cui sopra è necessario per una corretta gestione del rapporto ed il loro conferimento è obbligatorio. La base giuridica che legittima il trattamento di tali dati è infatti rappresentata dall’esecuzione del contratto.  Pertanto, i dati personali saranno trattati senza la necessità del consenso dell’Interessato.

Il Titolare rende altresì noto che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità per il Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.

1. B) Con specifico e distinto consenso

Solo previo specifico e distinto consenso i Dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

- migliorare i servizi richiesti attraverso attività di rilevazione della soddisfazione e/o qualità dei prodotti/servizi forniti dal Titolare;

- inviare via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti e/o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi;

- inviare via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio, business partner, compagnie assicurative);

- utilizzare riprese audio-video e immagini, nelle quali sono ritratti gli Interessati al fine di migliorare le attività ed i servizi dell’organizzazione del Titolare e/o per attività promozionale degli stessi.

In particolare, per ciò che attiene alle immagini ed ai video acquisiti dal Titolare, queste saranno trattate nell’ambito dell’attività di ricerca e sviluppo e quindi al fine di migliorare i prodotti offerti.

Il conferimento dei dati riguardo alle sopraindicate finalità è facoltativo ed un eventuale rifiuto al trattamento non compromette la prosecuzione del rapporto o la congruità del trattamento stesso.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei Dati personali sarà improntato a principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza ed i diritti degli Interessati ed avverrà mediante strumenti e secondo procedure aziendali idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Le modalità di trattamento dei Dati personali prevedranno l'utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate. In particolare i Dati personali potranno essere trattati nei seguenti modi:

-affidamento a terzi di operazioni di elaborazione;

- creazione di profili relativi ai clienti ed ai fornitori;

- raccolta di dati durante eventi organizzati e/o fiere;

- trattamento a mezzo calcolatori elettronici;

- trattamento a mezzo archivi cartacei.

5. Durata del trattamento

Il Titolare, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, conserva e tratta i Dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Come principio generale, dunque, i Dati personali verranno conservati per l’intero periodo di vigenza del rapporto contrattuale con il Titolare. Venuto meno il rapporto contrattuale e, con esso, le relative finalità del trattamento, il Titolare è comunque legittimato a conservare ulteriormente i Dati personali, in tutto o in parte, per determinate finalità, come espressamente richiesto da specifiche previsioni di legge o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Per finalità di marketing i Dati personali potranno essere conservati per un periodo di 24 mesi dal rilascio del consenso per tale finalità, salvo rinnovo dello stesso (ad eccezione dell’opposizione a ricevere ulteriori comunicazioni). Il Titolare provvederà, ogni due anni da rilascio del consenso a richiedere il rinnovo dello stesso.

6. Categorie di soggetti ai quali i Dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili.

I Dati personali potranno essere resi accessibili a:

1. a) singoli individui, dipendenti e/o collaboratori del Titolare, a cui sono state affidate specifiche attività di trattamento nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema. A tali individui sono state impartite specifiche istruzioni in tema di sicurezza e corretto utilizzo dei Dati personali;
2. b) soggetti che svolgono parte delle attività di trattamento e/o attività connesse e strumentali alle stesse per conto del Titolare, nella qualità di titolari autonomi o responsabili del trattamento nominati dal Titolare (es. banche e istituti di credito per la gestione dei pagamenti; imprese di assicurazione; società di recupero crediti; società di leasing; fornitori di servizi informatici; consulenti e società di consulenza; liberi professionisti e studi professionali; revisori e società di revisione; membri dell’organismo di vigilanza di cui al d.lgs. 231/2001; spedizionieri, vettori e corrieri; etc. ).
3. c) altre società del gruppo El.En. s.p.a. per la gestione di servizi infragruppo.

Senza la necessità di un espresso consenso, il Titolare potrà altresì comunicare i Dati personali alle competenti autorità, enti pubblici e/o privati, studi legali, nonché a quei soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative.

I Dati personali non saranno in alcun modo diffusi.

7. Trasferimento dei Dati personali

A seconda dei casi El.En. potrà trasferire i dati acquisiti a società del Gruppo El.En. o a terzi situati in altri paesi, anche al fuori dell’Unione Europea, che non offrono lo stesso livello di protezione dei Dati personali. La Commissione Europea individua i paesi terzi e le organizzazioni internazionali che ritiene garantiscano un livello di protezione adeguato. Al seguente link sono riportate le decisioni di adeguatezza sino ad ora adottate: https://www.garanteprivacy.it/temi/trasferimento-di-dati-all-estero.

I trasferimenti di Dati personali al di fuori dell’Unione Europea e verso Paesi non oggetto di decisione di adeguatezza saranno effettuati esclusivamente a seguiti di accordi specifici tra El.En. e le società coinvolte, mediante l’utilizzo di strumenti ritenuti idonei dalla Commissione Europea. 

8. Diritti degli Interessati

L’Interessato in qualsiasi momento potrà esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR e, in particolare:

-  chiedere l'accesso ai propri Dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei Dati personali; la limitazione del trattamento dei Dati personali;

• richiedere ed ottenere - nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati - i Dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Dati personali al ricorrere di situazioni particolari che lo riguardano;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul consenso per una o più specifiche finalità e riguardi Dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano l’origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva comunque la sua liceità;
• proporre reclamo ad un'autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).

Tutte le richieste devono essere indirizzate al Responsabile della Protezione dei Dati nominato dal Titolare (Data Protection Officer – DPO), contattabile all’indirizzo dpo@elen.it. Prima di rispondere alla richiesta, il DPO potrà chiedere una conferma dell’identità e informazioni sufficienti a comprovare l’interazione dell’Interessato con El.En. in modo da poter individuare i dati pertinenti.

Nella misura in cui vengono forniti agli Interessati strumenti che consentano l’autogestione dei Dati personali, ivi compresa la revoca del consenso al trattamento degli stessi, ci aspettiamo che tali strumenti vengano utilizzati.

Ultima modifica 15.4.2024